Politique de confidentialité

1Qui est le responsable du traitement

2Quand nous sommes responsables et quand nous sommes sous-traitants

Renterus joue deux rôles différents selon le type de données :

En tant que responsable du traitement

Nous décidons pourquoi et comment les données sont traitées, et cette politique s’applique intégralement, dans les cas suivants :

• les données du compte utilisateur que vous enregistrez et gérez vous-même (identification, contact, identifiants, préférences) ;
• les données des entreprises clientes et de leurs représentants et contacts, pour souscrire, facturer et fournir le service ;
• les données techniques et de sécurité de la Plateforme (journaux d’accès, appareils, erreurs) ;
• les demandes d’assistance et les communications commerciales que vous acceptez de recevoir ;
• les visiteurs de nos sites web.

En tant que sous-traitant, pour le compte d’une entreprise

Les entreprises qui souscrivent à Renterus l’utilisent pour gérer leurs relations avec des tiers. Les données générées dans le cadre de ces relations sont traitées par Renterus pour le compte de l’entreprise et selon ses instructions, l’entreprise étant le responsable du traitement. Par exemple :

• les enregistrements du temps de travail (contrôle horaire) des salariés, y compris la localisation du pointage, les horaires, les congés et les absences ;
• les contrats, bulletins de paie et autres documents professionnels que l’entreprise partage avec ses salariés ;
• les documents signés via la Plateforme et leurs preuves de signature ;
• les données des voyageurs, des réservations et des clients de l’entreprise, y compris la vérification de leur identité et l’enregistrement des voyageurs ;
• les données des propriétaires (relevés, comptes bancaires, factures) ;
• les transferts : données des passagers et localisation du chauffeur pendant le trajet ;
• les rapports d’intervention et de ménage, la gestion des clés, le chat et les notes internes de l’entreprise ;
• les factures que l’entreprise émet à ses clients.

Pour ces données, c’est l’entreprise qui décide de la finalité et de la base juridique et qui doit vous informer (en général, par sa propre politique de confidentialité ou par les informations qu’elle vous donne en tant que salarié, client ou voyageur). Si vous souhaitez exercer vos droits sur ces données, adressez-vous d’abord à l’entreprise. Si vous nous écrivez, nous transmettrons votre demande à l’entreprise responsable et l’aiderons à y répondre, comme l’exige l’article 28 du RGPD.

Les conditions dans lesquelles nous agissons en tant que sous-traitant figurent dans l’Accord de sous-traitance des données, qui fait partie des Conditions d’utilisation et de souscription.

3Quelles données nous traitons en tant que responsable, pourquoi et pendant combien de temps

Les données que nous traitons en tant que responsable, la finalité, la base juridique et la durée de conservation de chaque traitement sont les suivantes :

Les données signalées comme obligatoires dans les formulaires sont nécessaires pour fournir le service ; si vous ne les fournissez pas, nous ne pourrons pas traiter la demande ou créer le compte.

Lorsqu’une entreprise vous invite sur la Plateforme, nous obtenons auprès d’elle certaines de vos données (nom, e-mail ou téléphone) pour vous envoyer l’invitation. À partir de ce moment, c’est vous qui gérez votre compte.

4Données de localisation dans l’application mobile

L’application mobile de Renterus accède à la localisation précise de l’appareil (coordonnées de latitude et de longitude obtenues par GPS) uniquement pour les fonctions suivantes. Sauf pour les casiers à clés, expliqués plus bas, nous traitons la localisation pour le compte de l’entreprise pour laquelle vous travaillez ou avec laquelle vous souscrivez le service, qui est le responsable du traitement.

Contrôle horaire

Lorsque vous enregistrez l’entrée ou la sortie de votre journée de travail (pointage), la localisation de l’appareil à ce moment est enregistrée pour attester du lieu de l’enregistrement. L’application ne suit pas votre localisation entre deux pointages.

Service de transferts

• Lorsqu’un chauffeur commence un trajet, l’application partage sa localisation en temps réel avec le client de ce transfert pour qu’il puisse suivre le trajet. Le partage est lancé par le chauffeur lui-même.
• Pendant le trajet, le partage peut continuer avec l’application en arrière-plan ou l’écran éteint. Un service au premier plan affichant une notification visible pendant toute sa durée est utilisé à cet effet.
• La localisation en arrière-plan est utilisée exclusivement pour le suivi du trajet et uniquement pendant un trajet actif. La localisation en arrière-plan n’est pas collectée en dehors d’un trajet en cours.
• Le partage s’arrête automatiquement à la fin du trajet.

Autres fonctions

Si vous accordez l’autorisation, la localisation est également enregistrée au début et à la fin des rapports d’intervention et de ménage et lors de la signature de documents, comme preuve du lieu où ils sont réalisés.

Si vous êtes voyageur et utilisez les casiers à clés, l’application peut utiliser votre localisation pour classer les casiers par proximité. Cette localisation sert uniquement à calculer la distance et n’est pas enregistrée.

Destinataires, finalités et contrôle

• Pendant un transfert, la localisation du chauffeur est communiquée au client de ce transfert. La localisation des pointages est visible par l’entreprise pour laquelle vous travaillez et, lorsque la loi l’exige, peut être mise à la disposition de l’Inspection du travail.
• Renterus ne vend pas les données de localisation, ne les utilise pas à des fins publicitaires et ne les partage pas avec des tiers à des fins autres que celles décrites.
• La base juridique est déterminée par l’entreprise responsable. En général, il s’agit de l’exécution du contrat ou du service et du respect de l’obligation légale d’enregistrement du temps de travail. En outre, l’accès à la localisation nécessite les autorisations que vous accordez dans le système d’exploitation de votre appareil.
• Les données sont conservées le temps nécessaire à ces finalités et selon les délais légaux (par exemple, 4 ans pour les enregistrements du temps de travail, art. 34.9 du Statut des travailleurs espagnol), puis supprimées ou anonymisées.
• Vous pouvez accorder ou retirer les autorisations de localisation à tout moment dans les réglages de l’appareil. Les retirer peut empêcher l’utilisation du contrôle horaire ou du suivi des transferts.

5Notifications push et autres autorisations de l’appareil

Notifications push. Si vous l’autorisez, l’application reçoit des notifications (nouveaux messages, documents en attente de signature, changements de réservations ou de transferts, rappels de temps de travail, etc.). Pour les envoyer, nous générons un identifiant de l’appareil qui est transmis aux services de notifications d’Expo, de Google (Firebase Cloud Messaging) et d’Apple (APNs). Vous pouvez les désactiver quand vous le souhaitez dans les réglages de l’appareil.

Appareil photo, photos et micro. Ils ne sont utilisés que lorsque vous le faites : pour joindre des photos ou des documents (par exemple, dans le chat, dans les incidents ou en numérisant un document) ou pour enregistrer des notes vocales dans les rapports d’intervention.

Déverrouillage biométrique (Face ID / empreinte). Si vous l’activez, le déverrouillage se fait sur votre appareil avec ses propres mécanismes. Renterus ne reçoit ni ne stocke vos données biométriques.

WhatsApp et e-mail. Certaines notifications et certains codes de vérification peuvent être envoyés par e-mail ou par WhatsApp au numéro enregistré sur la Plateforme.

6Assistant d’intelligence artificielle (Erus)

La Plateforme comprend Erus, un assistant d’intelligence artificielle auquel vous pouvez poser des questions depuis le chat de l’application et du site web : par exemple, sur vos horaires, vos pointages, vos congés ou vos bulletins de paie ou, si vous gérez une entreprise, sur votre équipe, vos factures ou vos propriétés. Son utilisation est facultative.

Pour vous répondre, Erus consulte sur la Plateforme uniquement les données auxquelles vous avez déjà accès avec vos permissions et envoie votre question et ces données à OpenAI, qui génère la réponse. OpenAI agit en tant que sous-traitant, n’utilise pas ces données pour entraîner ses modèles et ne les conserve que temporairement, jusqu’à 30 jours, pour prévenir les abus.

Nous conservons l’historique de votre chat avec Erus tant que votre compte est actif, pour que vous puissiez le consulter, ainsi qu’un journal des consultations qu’il effectue, à des fins de sécurité, pendant la durée indiquée pour les journaux de sécurité. Si vous écrivez au numéro WhatsApp de Renterus, votre message est également enregistré dans cet historique.

Les réponses d’Erus sont indicatives et n’entraînent pas de décisions vous concernant ; vérifiez les données importantes dans la section correspondante de la Plateforme. Lorsqu’Erus consulte des données de votre relation avec une entreprise (par exemple, vos pointages ou vos bulletins de paie), Renterus les traite pour le compte de cette entreprise, comme le reste de ces données.

7Destinataires et fournisseurs (sous-traitants)

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les communiquons à des tiers que lorsque c’est nécessaire pour fournir le service, lorsque l’entreprise responsable l’ordonne ou lorsque la loi l’exige (par exemple, à l’administration fiscale espagnole, aux tribunaux ou aux forces de l’ordre).

Pour fournir le service, nous faisons appel aux fournisseurs suivants, qui agissent en tant que sous-traitants (ou sous-traitants ultérieurs, lorsque nous traitons les données pour le compte d’une entreprise) et avec lesquels nous avons signé les engagements exigés par l’article 28 du RGPD :

En outre, lorsqu’une entreprise connecte la Plateforme à un autre service (par exemple, un canal de réservation), les données nécessaires sont communiquées à ce service, que l’entreprise a choisi, et selon ses instructions.

Nous tiendrons cette liste à jour. Les entreprises clientes seront informées à l’avance des changements conformément à l’Accord de sous-traitance des données.

8Transferts internationaux

Certains des fournisseurs ci-dessus sont situés aux États-Unis ou peuvent accéder aux données depuis ce pays. Nous n’effectuons ces transferts qu’avec des garanties appropriées, conformément au chapitre V du RGPD :

• la décision d’adéquation de la Commission européenne relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework), pour les fournisseurs certifiés ;
• ou, à défaut, les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (art. 46.2.c RGPD), avec les mesures complémentaires nécessaires.

La garantie de chaque fournisseur situé hors de l’Espace économique européen, ou pouvant accéder aux données depuis l’extérieur, est la suivante :

• Google, Apple, Expo et Sentry : ils sont certifiés dans le cadre de protection des données UE–États-Unis.
• WhatsApp : le service est fourni par WhatsApp Ireland Limited ; ses transferts vers WhatsApp LLC et Meta Platforms, Inc. reposent sur le cadre de protection des données UE–États-Unis.
• OpenAI : le service est fourni par OpenAI Ireland Limited ; ses transferts vers d’autres entités d’OpenAI hors de l’EEE reposent sur des clauses contractuelles types.
• Amazon Web Services : le service est fourni par Amazon Web Services EMEA SARL et les images sont traitées en Irlande ; tout accès depuis l’extérieur de l’EEE repose sur les clauses contractuelles types de son avenant relatif au traitement des données et sur le cadre de protection des données UE–États-Unis.
• Su : le service est fourni par STAAH Limited, en Nouvelle-Zélande, pays qui, selon la Commission européenne, offre un niveau de protection adéquat (art. 45 RGPD).

ADW Europe, MongoDB Atlas, Redsys et Verifacti traitent les données au sein de l’Espace économique européen. Vous pouvez nous demander une copie des garanties en écrivant à legal@renterus.com.

9Décisions automatisées

Renterus ne prend pas de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

Lorsqu’une entreprise utilise la vérification d’identité des voyageurs, la lecture du document et la comparaison faciale sont des outils d’aide que la Plateforme offre à cette entreprise. L’entreprise est responsable de ce traitement et des décisions qu’elle prend sur la base de son résultat. Aucun des deux ne décide seul : si la vérification échoue, le voyageur peut la refaire ou saisir ses données à la main, et l’entreprise peut les vérifier.

10Vos droits et comment les exercer

Vous pouvez exercer à tout moment les droits suivants :

• Accès : savoir si nous traitons vos données et en obtenir une copie.
• Rectification : corriger les données inexactes ou incomplètes. Vous pouvez en modifier une grande partie vous-même depuis « Mes données » sur le web ou « Données personnelles » dans l’application.
• Effacement : demander que nous supprimions vos données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires, entre autres cas. Pour supprimer votre compte, suivez les étapes de Supprimer votre compte.
• Opposition : vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime et, toujours, aux communications commerciales.
• Limitation : demander que nous conservions les données sans les traiter pendant le règlement d’une réclamation.
• Portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé, ou que nous les transmettions à un autre responsable.
• Retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte la licéité du traitement antérieur.
• Ne pas faire l’objet de décisions automatisées, dans les conditions de l’article 22 du RGPD.

Comment les exercer. Écrivez à legal@renterus.com avec l’objet « Protection des données », ou par courrier à l’adresse de la section 1. Indiquez le droit que vous souhaitez exercer. Si nous avons des doutes raisonnables sur votre identité, nous pourrons vous demander des informations complémentaires pour la confirmer. Nous répondrons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe, auquel cas nous vous en informerons.

Données que nous traitons pour le compte d’une entreprise. Si votre demande concerne des données de votre relation avec une entreprise (enregistrements du temps de travail, localisation des pointages, documents signés, réservations, etc.), adressez-la à cette entreprise, qui en est responsable. Si nous la recevons, nous la lui transmettrons et l’aiderons à vous répondre.

11Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

Si vous estimez que nous n’avons pas traité vos données correctement, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Agence espagnole de protection des données (C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es) ou auprès de l’autorité de contrôle de votre pays de résidence dans l’Union européenne. Nous vous serions reconnaissants de nous écrire d’abord pour essayer de résoudre le problème.

12Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque pour protéger les données : communications chiffrées, mots de passe stockés avec des algorithmes de hachage, contrôle d’accès par permissions, séparation des données de chaque entreprise, journaux d’activité, sauvegardes et engagements de confidentialité du personnel.

Renterus dispose d’un système de management de la sécurité de l’information certifié selon la norme UNE-EN ISO/IEC 27001:2023 par OCA Instituto de Certificación (certificat n° 34/5700/25/05280, valable jusqu’au 23 mai 2028). La base de données fonctionne sur un cluster de trois nœuds et, en outre, une sauvegarde quotidienne est effectuée.

Aucun système n’est infaillible. En cas de violation de sécurité, nous agirons et notifierons conformément aux articles 33 et 34 du RGPD.

13Mineurs

La Plateforme s’adresse aux entreprises et aux professionnels et n’est pas destinée aux mineurs de moins de 14 ans. Les données de mineurs qu’une entreprise peut enregistrer (par exemple, des voyageurs accompagnants) sont traitées par Renterus pour le compte de cette entreprise, qui est responsable de le faire sur la base juridique appropriée.

14Cookies et stockage local

new.renterus.com n’utilise que des cookies techniques, nécessaires au fonctionnement du service, comme la session de l’utilisateur (user_token), la langue (lang) et le thème visuel (theme). Il enregistre également des préférences dans le stockage local du navigateur. Ces cookies sont exemptés de consentement conformément à l’article 22.2 de la LSSI-CE. Le détail de chacun figure dans la Politique de cookies.

Certains écrans chargent des cartes Google Maps, qui peuvent installer leurs propres cookies ou collecter des données techniques selon la politique de Google. Les informations sur les cookies de www.renterus.com figurent dans sa Politique de cookies.

15Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour l’adapter aux évolutions légales ou du service. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec la version et la date de son en-tête. Si les changements sont importants, nous vous en informerons via la Plateforme ou par e-mail.