Política de privacidad

1Quién es el responsable del tratamiento

2Cuándo somos responsables y cuándo encargados del tratamiento

Renterus actúa con dos papeles distintos según el tipo de dato:

Como responsable del tratamiento

Decidimos para qué y cómo se tratan los datos, y esta política se aplica íntegramente, en estos casos:

• los datos de la cuenta de usuario que tú mismo registras y gestionas (identificación, contacto, credenciales, preferencias);
• los datos de las empresas clientes y de sus representantes y contactos, para contratar, facturar y prestar el servicio;
• los datos técnicos y de seguridad de la Plataforma (registros de acceso, dispositivos, errores);
• las consultas de soporte y las comunicaciones comerciales que aceptes recibir;
• los visitantes de nuestros sitios web.

Como encargado del tratamiento, por cuenta de una empresa

Las empresas que contratan Renterus la usan para gestionar sus relaciones con terceros. Los datos que se generan dentro de esas relaciones los trata Renterus por cuenta y siguiendo las instrucciones de la empresa, que es la responsable del tratamiento. Por ejemplo:

• los registros de jornada (control horario) de los empleados, incluida la ubicación del fichaje, los horarios, las vacaciones y ausencias;
• los contratos, nóminas y demás documentación laboral que la empresa comparte con sus empleados;
• los documentos firmados a través de la Plataforma y sus evidencias de firma;
• los datos de huéspedes, reservas y clientes de la empresa, incluida la verificación de su identidad y el registro de viajeros;
• los datos de propietarios (liquidaciones, cuentas bancarias, facturas);
• los traslados: datos de pasajeros y ubicación del conductor durante el trayecto;
• los partes de trabajo y de limpieza, la gestión de llaves, el chat y las notas internas de la empresa;
• las facturas que la empresa emite a sus clientes.

Para estos datos, la empresa es quien decide la finalidad y la base jurídica y quien debe informarte (normalmente, a través de su propia política de privacidad o de la información que te da como empleado, cliente o huésped). Si quieres ejercer tus derechos sobre ellos, dirígete primero a la empresa. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud a la empresa responsable y la ayudaremos a atenderla, tal como exige el artículo 28 del RGPD.

Las condiciones en las que actuamos como encargados están en el Acuerdo de encargo del tratamiento, que forma parte de las Condiciones de uso y contratación.

3Qué datos tratamos como responsables, para qué y durante cuánto tiempo

Los datos que tratamos como responsables, la finalidad, la base jurídica y el plazo de conservación de cada tratamiento son los siguientes:

Los datos marcados como obligatorios en los formularios son necesarios para prestar el servicio; si no los facilitas, no podremos atender la solicitud o crear la cuenta.

Cuando una empresa te invita a la Plataforma, obtenemos de ella algunos de tus datos (nombre, correo electrónico o teléfono) para enviarte la invitación. A partir de ese momento eres tú quien gestiona tu cuenta.

4Datos de ubicación en la aplicación móvil

La aplicación móvil de Renterus accede a la ubicación precisa del dispositivo (coordenadas de latitud y longitud obtenidas del GPS) solo para las funciones siguientes. Salvo en el caso de las taquillas de llaves, que se explica más abajo, tratamos la ubicación por cuenta de la empresa para la que trabajas o con la que contratas el servicio, que es la responsable del tratamiento.

Control horario

Al registrar la entrada o la salida de la jornada (fichaje), se guarda la ubicación del dispositivo en ese momento para acreditar el lugar del registro. La app no sigue tu ubicación entre fichajes.

Servicio de traslados

• Cuando un conductor inicia un trayecto, la app comparte su ubicación en tiempo real con el cliente de ese traslado para que pueda seguir el viaje. La compartición la inicia el propio conductor.
• Mientras el viaje está en curso, la compartición puede continuar con la app en segundo plano o con la pantalla apagada. Para ello se usa un servicio en primer plano que muestra una notificación visible mientras dura.
• La ubicación en segundo plano se usa exclusivamente para el seguimiento del trayecto y solo mientras hay un viaje activo. No se recoge la ubicación en segundo plano fuera de un trayecto en curso.
• La compartición se detiene automáticamente al finalizar el trayecto.

Otras funciones

Si concedes el permiso, la ubicación también se registra al iniciar y terminar los partes de trabajo y de limpieza y al firmar documentos, como evidencia del lugar en que se realizan.

Si eres huésped y usas las taquillas de llaves, la app puede usar tu ubicación para ordenarte las taquillas por cercanía. Esa ubicación solo sirve para calcular la distancia y no se guarda.

Destinatarios, finalidades y control

• Durante un traslado, la ubicación del conductor se comunica al cliente de ese traslado. La ubicación de los fichajes la ve la empresa para la que trabajas y, cuando la ley lo exige, puede ponerse a disposición de la Inspección de Trabajo.
• Renterus no vende los datos de ubicación, no los usa con fines publicitarios y no los comparte con terceros para fines distintos de los descritos.
• La base jurídica la determina la empresa responsable. Por lo general, es la ejecución del contrato o del servicio y el cumplimiento de la obligación legal de registro de jornada. Además, el acceso a la ubicación requiere los permisos que concedes en el sistema operativo de tu dispositivo.
• Los datos se conservan el tiempo necesario para esas finalidades y los plazos legales (por ejemplo, 4 años para los registros de jornada, art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), y después se suprimen o anonimizan.
• Puedes conceder o retirar los permisos de ubicación en cualquier momento desde los ajustes del dispositivo. Retirarlos puede impedir el uso del control horario o del seguimiento de traslados.

5Notificaciones push y otros permisos del dispositivo

Notificaciones push. Si lo autorizas, la app recibe notificaciones (nuevos mensajes, documentos pendientes de firma, cambios en reservas o traslados, avisos de jornada, etc.). Para enviarlas generamos un identificador del dispositivo que se transmite a los servicios de notificaciones de Expo, Google (Firebase Cloud Messaging) y Apple (APNs). Puedes desactivarlas cuando quieras desde los ajustes del dispositivo.

Cámara, fotos y micrófono. Se usan solo cuando tú lo haces: para adjuntar fotos o documentos (por ejemplo, en el chat, en incidencias o al escanear un documento) o para grabar notas de audio en los partes de trabajo.

Desbloqueo biométrico (Face ID / huella). Si lo activas, el desbloqueo se hace en tu dispositivo con sus propios mecanismos. Renterus no recibe ni almacena tus datos biométricos.

WhatsApp y correo electrónico. Algunos avisos y códigos de verificación pueden enviarse por correo electrónico o por WhatsApp al número que conste en la Plataforma.

6Asistente de inteligencia artificial (Erus)

La Plataforma incluye Erus, un asistente de inteligencia artificial al que puedes hacer preguntas desde el chat de la app y de la web: por ejemplo, sobre tu horario, tus fichajes, tus vacaciones o tus nóminas o, si gestionas una empresa, sobre tu equipo, tus facturas o tus propiedades. Usarlo es opcional.

Para responderte, Erus consulta en la Plataforma solo los datos a los que ya tienes acceso con tus permisos y envía tu pregunta y esos datos a OpenAI, que genera la respuesta. OpenAI actúa como encargado del tratamiento, no usa estos datos para entrenar sus modelos y solo los conserva de forma temporal, hasta 30 días, para prevenir abusos.

Guardamos el historial de tu chat con Erus mientras tu cuenta esté activa, para que puedas consultarlo, y un registro de las consultas que hace, con fines de seguridad, durante el plazo indicado para los registros de seguridad. Si escribes al número de WhatsApp de Renterus, tu mensaje también se guarda en ese historial.

Las respuestas de Erus son orientativas y no producen decisiones sobre ti; comprueba los datos importantes en la sección correspondiente de la Plataforma. Cuando Erus consulta datos de tu relación con una empresa (por ejemplo, tus fichajes o tus nóminas), Renterus los trata por cuenta de esa empresa, como el resto de esos datos.

7Destinatarios y proveedores (encargados del tratamiento)

No vendemos datos personales. Solo los comunicamos a terceros cuando es necesario para prestar el servicio, cuando la empresa responsable lo ordena o cuando lo exige la ley (por ejemplo, a la Agencia Tributaria, a juzgados o a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad).

Para prestar el servicio contamos con los proveedores siguientes, que actúan como encargados del tratamiento (o subencargados, cuando tratamos los datos por cuenta de una empresa) y con los que tenemos firmados los compromisos que exige el artículo 28 del RGPD:

Además, cuando una empresa conecta la Plataforma con otro servicio (por ejemplo, un canal de reservas), los datos necesarios se comunican a ese servicio, que la empresa ha elegido, y según sus instrucciones.

Mantendremos esta lista actualizada. Las empresas clientes recibirán aviso previo de los cambios según el Acuerdo de encargo del tratamiento.

8Transferencias internacionales

Algunos de los proveedores anteriores están situados en Estados Unidos o pueden acceder a los datos desde allí. Solo realizamos estas transferencias con garantías adecuadas, según el capítulo V del RGPD:

• la decisión de adecuación de la Comisión Europea sobre el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework), para los proveedores certificados;
• o, en su defecto, las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea (art. 46.2.c RGPD), con las medidas complementarias que procedan.

La garantía de cada proveedor situado fuera del Espacio Económico Europeo, o que puede acceder a los datos desde fuera, es la siguiente:

• Google, Apple, Expo y Sentry: están certificados en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.
• WhatsApp: el servicio lo presta WhatsApp Ireland Limited; sus transferencias a WhatsApp LLC y Meta Platforms, Inc. se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.
• OpenAI: el servicio lo presta OpenAI Ireland Limited; sus transferencias a otras entidades de OpenAI fuera del EEE se amparan en cláusulas contractuales tipo.
• Amazon Web Services: el servicio lo presta Amazon Web Services EMEA SARL y las imágenes se procesan en Irlanda; cualquier acceso desde fuera del EEE se ampara en las cláusulas contractuales tipo de su adenda de tratamiento de datos y en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.
• Su: el servicio lo presta STAAH Limited, en Nueva Zelanda, país que según la Comisión Europea ofrece un nivel de protección adecuado (art. 45 RGPD).

ADW Europe, MongoDB Atlas, Redsys y Verifacti tratan los datos dentro del Espacio Económico Europeo. Puedes pedirnos una copia de las garantías escribiendo a legal@renterus.com.

9Decisiones automatizadas

Renterus no adopta decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten significativamente de modo similar.

Cuando una empresa usa la verificación de identidad de huéspedes, la lectura del documento y la comparación facial son herramientas de apoyo que la Plataforma ofrece a esa empresa. La empresa es la responsable de ese tratamiento y de las decisiones que tome con su resultado. Ninguna de las dos decide por sí sola: si la verificación falla, el huésped puede repetirla o introducir sus datos a mano, y la empresa puede revisarlos.

10Tus derechos y cómo ejercerlos

Puedes ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:

• Acceso: saber si tratamos tus datos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir los datos inexactos o incompletos. Muchos puedes cambiarlos tú mismo desde «Mis Datos» en la web o «Datos Personales» en la app.
• Supresión: pedir que borremos tus datos cuando ya no sean necesarios, entre otros supuestos. Para eliminar tu cuenta, sigue los pasos de Eliminar tu cuenta.
• Oposición: oponerte a los tratamientos basados en el interés legítimo y, siempre, a las comunicaciones comerciales.
• Limitación: pedir que conservemos los datos sin tratarlos mientras se resuelve una reclamación.
• Portabilidad: recibir los datos que nos has facilitado en un formato estructurado y de uso común, o que los enviemos a otro responsable.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento anterior.
• No ser objeto de decisiones automatizadas, en los términos del artículo 22 del RGPD.

Cómo ejercerlos. Escribe a legal@renterus.com con el asunto «Protección de datos», o por correo postal a la dirección del apartado 1. Indica qué derecho quieres ejercer. Si tenemos dudas razonables sobre tu identidad, podremos pedirte información adicional para confirmarla. Responderemos en el plazo de un mes, ampliable en dos meses más si la solicitud es compleja, en cuyo caso te avisaremos.

Datos que tratamos por cuenta de una empresa. Si tu solicitud se refiere a datos de tu relación con una empresa (registros de jornada, ubicación de fichajes, documentos firmados, reservas, etc.), dirígela a esa empresa, que es la responsable. Si la recibimos nosotros, se la trasladaremos y le ayudaremos a responderte.

11Reclamación ante la autoridad de control

Si consideras que no hemos tratado tus datos correctamente, puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid, www.aepd.es) o ante la autoridad de control de tu país de residencia en la Unión Europea. Te agradeceremos que antes nos escribas para intentar resolverlo.

12Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo para proteger los datos: comunicaciones cifradas, contraseñas guardadas con algoritmos de hash, control de acceso por permisos, separación de los datos de cada empresa, registros de actividad, copias de seguridad y compromisos de confidencialidad del personal.

Renterus tiene un sistema de gestión de la seguridad de la información certificado conforme a la norma UNE-EN ISO/IEC 27001:2023 por OCA Instituto de Certificación (certificado n.º 34/5700/25/05280, válido hasta el 23 de mayo de 2028). La base de datos funciona en un clúster de tres nodos y, además, se hace una copia de seguridad diaria.

Ningún sistema es infalible. Si se produce una violación de seguridad, actuaremos y notificaremos conforme a los artículos 33 y 34 del RGPD.

13Menores de edad

La Plataforma está dirigida a empresas y profesionales, y no está pensada para que la usen menores de 14 años. Los datos de menores que una empresa pueda registrar (por ejemplo, huéspedes acompañantes) los trata Renterus por cuenta de esa empresa, que es la responsable de hacerlo con la base jurídica adecuada.

14Cookies y almacenamiento local

new.renterus.com usa solo cookies técnicas, necesarias para el funcionamiento del servicio, como la sesión del usuario (user_token), el idioma (lang) y el tema visual (theme). También guarda preferencias en el almacenamiento local del navegador. Estas cookies están exentas de consentimiento según el artículo 22.2 de la LSSI-CE. El detalle de cada una está en la Política de cookies.

Algunas pantallas cargan mapas de Google Maps, que pueden instalar sus propias cookies o recoger datos técnicos según la política de Google. La información sobre las cookies de www.renterus.com está en su Política de cookies.

15Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para adaptarla a cambios legales o del servicio. La versión vigente es la publicada en esta página, con la versión y la fecha de su encabezado. Si los cambios son importantes, te avisaremos por la Plataforma o por correo electrónico.