Conditions d’utilisation et de souscription

1Parties et objet

Ces conditions sont conclues entre RENTERUS SOFTWARE S.L. (NIF B72826324, Calle Bellavista 4, Edif. Capri, Local 2, 29780 Nerja, Málaga, Espagne ; « Renterus ») et l’entreprise ou le professionnel qui souscrit le service (le « Client »).

Elles ont pour objet de régir l’accès à la plateforme logicielle en tant que service Renterus, accessible depuis new.renterus.com, ses sous-domaines et les applications mobiles (la « Plateforme »), ainsi que les droits et obligations des parties.

Le service s’adresse aux entreprises et aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité commerciale ou professionnelle. Si la personne qui souscrit a la qualité de consommateur, les règles impératives de protection des consommateurs et des utilisateurs s’appliqueront également et prévaudront sur ces conditions dans la mesure où elles sont incompatibles.

2Définitions

• Client : l’entreprise ou le professionnel titulaire du compte d’entreprise sur la Plateforme.
• Utilisateur : toute personne physique ayant accès à la Plateforme. Les Utilisateurs autorisés sont ceux que le Client inscrit ou invite (salariés, collaborateurs, propriétaires, chauffeurs, etc.).
• Plan : la formule de service souscrite, avec ses fonctionnalités, ses limites et son prix.
• Données du Client : les informations que le Client et ses Utilisateurs autorisés saisissent sur la Plateforme ou qui sont générées par son utilisation, y compris les données personnelles de tiers.
• Modèles : les modèles de documents, contrats, clauses ou textes que Renterus met à disposition sur la Plateforme.

3Acceptation et souscription

La souscription se fait par voie électronique. Le Client accepte ces conditions, ainsi que l’Accord de sous-traitance des données annexé, en cochant la case correspondante lors de l’inscription ou de la souscription du Plan. Renterus conserve une trace de l’acceptation, de sa date et de la version acceptée.

La personne qui accepte au nom du Client déclare disposer des pouvoirs suffisants pour l’engager.

Ces conditions sont disponibles à tout moment sur cette page et peuvent être imprimées ou enregistrées. La langue du contrat est l’espagnol ; les traductions sont fournies à titre informatif.

4Description du service

Renterus propose des outils de gestion que le Client peut utiliser selon son Plan, notamment : gestion des propriétés, des réservations et des voyageurs ; contrôle horaire et gestion du personnel ; signature électronique de documents ; facturation (y compris le système VeriFactu) ; transferts ; gestion des clés ; chat ; comptabilité et mouvements ; et intégrations avec des services tiers.

Renterus peut améliorer, modifier ou retirer des fonctionnalités pour les adapter à l’évolution technique, juridique ou commerciale du service, sans réduire de manière substantielle les fonctionnalités essentielles du Plan souscrit pendant la période en cours.

5Compte, utilisateurs et identifiants

• Le Client est responsable de l’exactitude des données de son compte et de leur mise à jour.
• Le Client décide quels Utilisateurs autorisés ont accès et avec quelles permissions, et répond de l’utilisation qu’ils font de la Plateforme comme si c’était la sienne.
• Les identifiants sont personnels et incessibles. Le Client et ses Utilisateurs doivent les conserver avec diligence et signaler sans délai à Renterus toute utilisation non autorisée ou faille de sécurité dont ils ont connaissance.
• Chaque Utilisateur gère ses propres données de compte conformément à la Politique de confidentialité.

6Obligations et responsabilités du Client

Le Client s’engage à utiliser la Plateforme conformément à la loi, à ces conditions et à la bonne foi. En particulier :

• Il est seul responsable du respect des obligations légales propres à son activité qu’il gère avec la Plateforme (sociales, comme l’enregistrement du temps de travail ; fiscales et de facturation ; touristiques, comme l’enregistrement des voyageurs ; de consommation ; de protection des données, etc.).
• Il est le responsable du traitement des données personnelles de ses salariés, propriétaires, clients, voyageurs et autres tiers qu’il saisit ou génère sur la Plateforme. Il lui appartient de les informer, de disposer d’une base juridique valable et, le cas échéant, de réaliser les analyses d’impact nécessaires (par exemple, pour la géolocalisation des salariés ou la vérification biométrique de l’identité).
• Il ne saisira pas de contenus illicites, portant atteinte aux droits de tiers ou contenant des logiciels malveillants, et n’utilisera pas la Plateforme pour envoyer des communications non sollicitées.
• Il ne tentera pas d’accéder aux données d’autres clients, de contourner les mesures de sécurité, de faire de l’ingénierie inverse, de surcharger la Plateforme ni de revendre le service sans autorisation.

Documents et modèles

• Le Client est seul responsable du contenu, de la validité et des conséquences des documents, contrats, communications et factures qu’il émet ou envoie à ses salariés, propriétaires, clients ou autres tiers via la Plateforme, y compris ceux signés électroniquement.
• Les Modèles de Renterus sont des modèles généraux proposés comme point de départ. Ils ne constituent pas un conseil juridique, social ou fiscal, et ne sont pas adaptés à la situation du Client ni aux évolutions réglementaires ultérieures. Le Client doit les vérifier et les adapter, avec les conseils professionnels dont il a besoin, avant de les utiliser.
• Renterus n’est pas partie aux relations entre le Client et ses salariés, propriétaires, clients ou voyageurs, et ne répond pas de leur exécution.

7Facturation et VeriFactu

La Plateforme permet d’émettre des factures et de transmettre les enregistrements de facturation à l’administration fiscale espagnole au moyen du système VeriFactu. Renterus est responsable du bon fonctionnement du logiciel conformément à la réglementation applicable aux systèmes informatiques de facturation. Les déclarations responsables du logiciel peuvent être consultées sur la page Déclaration responsable.

Le Client est responsable de l’exactitude des données fiscales et du contenu des factures qu’il émet, du taux d’imposition appliqué et du respect de ses obligations fiscales.

8Disponibilité et assistance

Renterus mettra en œuvre les moyens raisonnables pour que la Plateforme soit disponible de manière continue, mais ne garantit pas un fonctionnement ininterrompu ni exempt d’erreurs. Des interruptions peuvent se produire pour maintenance (qui, si possible, seront programmées aux heures de moindre utilisation et annoncées à l’avance), pour des mises à jour, pour des raisons de force majeure ou en raison de défaillances de tiers (fournisseurs d’hébergement et de communications, canaux de réservation, passerelles de paiement, administration fiscale, etc.).

Renterus ne s’engage pas sur un niveau de service (SLA) précis, sauf accord exprès écrit ; la disponibilité est offerte dans ces conditions d’effort raisonnable.

L’assistance est fournie par les canaux et aux horaires indiqués sur la Plateforme ou dans le Plan souscrit.

9Prix, facturation et paiement

• Le prix est celui du Plan souscrit, selon les informations affichées au moment de la souscription ou dans la section « Mon Plan ». Les prix n’incluent pas les taxes, qui seront ajoutées selon la réglementation applicable.
• Le service est facturé mensuellement à l’avance et prélevé sur la carte fournie par le Client. Si le Plan comprend une semaine d’essai gratuite, le premier prélèvement a lieu à la fin de l’essai, sauf si le Client annule le renouvellement auparavant.
• Si le Plan le prévoit et que le nombre de connexions dépasse celui inclus pendant trois mois consécutifs, le prix de dépassement indiqué dans « Mon Plan » sera facturé à partir de ce moment, jusqu’à ce que l’utilisation revienne dans la limite.
• Si la banque refuse le prélèvement, l’abonnement est désactivé et le compte passe en mode lecture seule (voir Restitution et suppression des données à la fin) jusqu’à ce que le Client souscrive à nouveau un Plan.
• Renterus pourra modifier les prix moyennant un préavis d’au moins 30 jours. Le nouveau prix s’appliquera à partir de la période de facturation suivante. Si le Client n’est pas d’accord, il pourra résilier le service avant son application.
• Sauf obligation légale ou accord contraire, les périodes commencées ne sont pas remboursables.

10Durée, renouvellement et résiliation

Le contrat dure la période du Plan souscrit et se renouvelle automatiquement pour des périodes identiques, sauf résiliation par le Client avant la fin de la période en cours. La résiliation peut être demandée depuis la Plateforme ou en écrivant à legal@renterus.com et prend effet à la fin de la période déjà payée.

11Propriété intellectuelle

Renterus est titulaire, ou licenciée, de tous les droits sur la Plateforme, son logiciel, son design, ses marques et ses Modèles. Pendant la durée du contrat, elle concède au Client et à ses Utilisateurs autorisés une licence d’utilisation limitée, non exclusive et incessible, uniquement pour leur activité interne et dans les conditions du Plan.

Le Client conserve la propriété des Données du Client. Renterus ne les traitera que pour fournir et maintenir le service, conformément à l’Accord de sous-traitance des données, et ne les utilisera pas à ses propres fins. Le Client charge en outre Renterus d’élaborer, à partir de l’utilisation de la Plateforme, des statistiques agrégées et anonymisées qui ne permettent d’identifier ni le Client ni aucune personne ; Renterus pourra utiliser ces statistiques pour améliorer la Plateforme.

Les suggestions d’amélioration que le Client communique pourront être utilisées par Renterus librement et sans contrepartie.

12Protection des données

Renterus traite en tant que responsable les données des comptes utilisateurs et les données du Client nécessaires à la gestion de la relation contractuelle, conformément à la Politique de confidentialité.

En ce qui concerne les données personnelles que le Client traite avec la Plateforme dans ses relations avec des tiers, le Client est le responsable et Renterus agit en tant que sous-traitant. Ce traitement est régi par l’Accord de sous-traitance des données, qui fait partie intégrante de ces conditions.

13Confidentialité

Chaque partie gardera confidentielles les informations non publiques de l’autre partie dont elle a connaissance du fait du contrat, et ne les utilisera que pour l’exécuter. Cette obligation se maintient après la fin du contrat, sauf pour les informations publiques, obtenues légitimement de tiers ou dont la divulgation est exigée par la loi ou par une autorité.

14Limitation de responsabilité

• Renterus répond de l’exécution de ses obligations conformément à ces conditions. Elle ne répond pas des dommages indirects ou consécutifs, du manque à gagner, de la perte d’activité ou de réputation, ni de la perte de données imputable au Client ou à ses Utilisateurs.
• Renterus ne répond pas du contenu des Données du Client, des décisions que le Client prend avec la Plateforme, des documents et factures qu’il émet, ni du fonctionnement des services tiers intégrés sur décision du Client.
• La Plateforme est proposée telle qu’elle est disponible à chaque instant. Renterus ne garantit pas qu’elle réponde aux besoins précis du Client ni qu’un résultat déterminé soit obtenu grâce à elle.
• Il appartient au Client de vérifier les données, documents, pointages et factures qu’il génère avec la Plateforme avant de les utiliser ou de les envoyer, de conserver ses propres copies des informations qu’il juge importantes et de signaler à Renterus tout incident dès qu’il en a connaissance, afin qu’il puisse être corrigé et ses effets limités.
• La responsabilité totale de Renterus pour toute cause découlant du contrat est limitée au montant payé par le Client au cours des trois (3) mois précédant le fait qui l’a engendrée.
• Ces limitations ne s’appliquent pas en cas de dol ou de faute grave, ni aux dommages corporels, ni dans les cas où la loi ne permet pas de limiter la responsabilité.

15Suspension et résiliation

Renterus pourra suspendre totalement ou partiellement l’accès, avec un préavis lorsque c’est possible, en cas de non-paiement, de manquement grave à ces conditions, d’utilisation illicite ou de risque pour la sécurité de la Plateforme ou d’autres clients.

Chacune des parties pourra résilier le contrat si l’autre manque gravement à ses obligations et n’y remédie pas dans un délai de quinze (15) jours à compter de la mise en demeure. Le Client peut en outre résilier à tout moment selon la clause de durée.

16Restitution et suppression des données à la fin

Lorsque la période payée se termine sans renouvellement, le compte passe en mode lecture seule : le Client et ses Utilisateurs autorisés peuvent consulter et télécharger leurs données, mais ne peuvent rien créer ni modifier. Il reste ainsi jusqu’à la date de suppression indiquée dans « Mon Plan », quatre (4) ans après la résiliation, durée pendant laquelle la réglementation oblige à conserver, par exemple, l’enregistrement du temps de travail. Jusqu’à cette date, le Client peut souscrire à nouveau un Plan et continuer à travailler avec ses données, ou demander à Renterus de les lui remettre dans un format structuré et couramment utilisé.

À la date de suppression, ou plus tôt si le Client le demande par écrit, Renterus supprimera ou anonymisera les Données du Client (de manière à ce que personne ne puisse être identifié et sans affecter les données d’autres entreprises avec lesquelles il était connecté), y compris les sauvegardes selon leurs cycles ordinaires de rotation, sauf celles qu’elle doit conserver bloquées en vertu d’une obligation légale (par exemple, les enregistrements de facturation) et pendant la durée exigée. Le tout, dans les conditions de l’Accord de sous-traitance des données.

17Modification des conditions

Renterus pourra modifier ces conditions pour des raisons juridiques, techniques ou commerciales. Les modifications substantielles seront communiquées au moins 30 jours à l’avance via la Plateforme ou par e-mail. Si le Client n’est pas d’accord, il pourra résilier avant leur entrée en vigueur ; s’il continue à utiliser le service ensuite, il sera réputé les accepter.

Chaque version est identifiée par son numéro et sa date dans l’en-tête de cette page.

18Communications

Les communications entre les parties se feront par écrit, de préférence par voie électronique : à Renterus, à legal@renterus.com ; au Client, à l’adresse e-mail de son compte ou par des avis sur la Plateforme.

19Cession et sous-traitance

Le Client ne pourra pas céder le contrat sans le consentement de Renterus. Renterus pourra sous-traiter des parties du service et céder le contrat à une société de son groupe ou à un successeur dans l’activité, en prévenant le Client. La sous-traitance impliquant un accès à des données personnelles est régie par l’Accord de sous-traitance des données.

20Dispositions générales

Si une clause était déclarée nulle, les autres conserveraient leur validité. Le fait qu’une partie n’exerce pas un droit n’implique pas qu’elle y renonce. Ces conditions, avec le Plan souscrit et l’Accord de sous-traitance des données, constituent l’intégralité de l’accord entre les parties. En cas de divergence entre la version espagnole et ses traductions, la version espagnole prévaudra.

21Droit applicable et juridiction

Ces conditions sont régies par le droit espagnol. Tout litige sera soumis aux juridictions compétentes conformément à la loi.